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E-Mail Archivierung für Unternehmen

 

In Deutschland bestehen gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur E-Mail-Archivierung des geschäftlichen Schriftverkehrs verpflichten. Abgesehen von Nichtkaufleuten ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Wenn Unternehmen ihre geschäftlichen E-Mails nicht ordnungsgemäß archivieren, drohen steuerliche Strafmaßnahmen und rechtliche Konsequenzen.

Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Laut § 147 AO unterliegen auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.  Dazu zählen E-Mail Inhalte mit:

-          Inventare, Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

-          Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe

-          Buchbelege

-          Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe

-          Sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung relevant sind

Zusammenfassend bedeutet dies, den kompletten E-Mail-Verkehr (verschickte E-Mails als auch empfangene), der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet abzuspeichern. Dateianhänge müssen auch gespeichert werden, wenn die betreffenden E-Mails ohne diese nicht verständlich sind. Geschäftlich relevant sind:

-          E-Mails, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden.

-          E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (Reklamationsschreiben, Auftragsänderungen etc.)

Dementsprechend sind sowohl interne Mails als auch solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Werbemittel wie Newsletter oder Spammails müssen nicht gespeichert werden.

Wie lange muss man so eine E-Mail archivieren?

§ 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen. Hierbei regelt § 257 HGB Abs. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde.

Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren.

Aus diesem Grund archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre.

Wichtig!

Aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich folgende Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung. Handelsbücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen müssen:

-          Vollständig

-          Richtig

-          Zeitgerecht

-          Unveränderlich

-          Ordentlich

-          Nachvollziehbar

Geführt werden.

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